Prawo a Firma
Blog o prawie w firmie i biznesie

Maj 27th, 2014 Czy można zawrzeć umowę niczego nie podpisując?

Intuicyjna odpowiedź na postawione wyżej pytanie wydaje się prosta – żeby zawrzeć z drugą osobą umowę, trzeba wymienić się podpisanymi dokumentami. Sprawa wydaje się być tym bardziej oczywista, gdy jedną lub obiema stronami umowy są spółki lub inne jednostki organizacyjne.

Powyższa odpowiedź zasadniczo odbiega jednak od stanu prawnego obowiązującego w Polsce. Przepisy powszechnie obowiązującego prawa przewidują bowiem szereg sposobów, pozwalających na zawarcie umowy z pominięciem formalnej wymiany dokumentów.

W pierwszej kolejności należy wskazać tu na przewidzianą w Kodeksie cywilnym ogólną zasadę swobody formy czynności prawnych (do których należą umowy). Zgodnie z art. 60 i 65 Kodeksu cywilnego umowę można co do zasady zawrzeć w drodze nieformalnych zachowań dostatecznie obrazujących zamiar jej zawarcia. Przykłady takich zachowań można wymieniać w nieskończoność, w tym: (i) wystawienie przedmiotu na licytację na platformie Allegro oraz wygranie takiej licytacji przed kupującego, (ii) złożenie zamówienia na produkt i wystawienie faktury VAT przez sprzedającego, (iii) wystawienie faktury pro forma przez sprzedającego i uiszczenie ceny lub nawet jej części przez kupującego, czy też (iv) złożenie zamówienia przez zamawiającego i przystąpienie przez wykonawcę do zleconych zadań. W stosunkach pomiędzy przedsiębiorcami do zawarcia umowy może dojść nawet wówczas, gdy oferta złożona przez jedną ze stron pozostanie bez żadnej odpowiedzi (por. art. 681 k.c.). Tylko wyjątkowo przepisy Kodeksu cywilnego wymagają, aby dana umowa została zawarta w formie pisemnej lub w innej formie szczególnej (np. w formie aktu notarialnego). Taki wymóg stawiany jest w przypadku umowy leasingu oraz oświadczenia poręczyciela, składanego przy zawarciu umowy poręczenia.

Niektórzy próbują bronić się przed skutkami powyższych regulacji w ten sposób, że powierzają kontakt z klientem swoim pracownikom uznając, że brak działania (w tym brak podpisu na umowie) członka zarządu lub prokurenta/pełnomocnika oznacza, że do zawarcia umowy dojść nie może. Taka postawa nie prowadzi jednak do osiągnięcia zamierzonego rezultatu – w orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się bowiem, że zatrudnienie pracownika na stanowisku związanym z zakupami lub sprzedażą usług lub towarów (także gdy osoba ta nie jest czynna w miejscu przeznaczonym dla obsługi klientów) oznacza dorozumiane udzielenie takiej osoby pełnomocnictwa do reprezentowania pracodawcy (spółki) w zakresie powierzonych jej czynności (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 listopada 2008 roku, sygn. akt V CSK 174/2008). W konsekwencji spółka może zostać związana umową także mimo braku podpisania umowy, a nawet działania lub wiedzy osób wpisanych do KRS jako ustawowi reprezentacji spółki.


Warto również zwrócić uwagę, że wskazanego wyżej ryzyka nie da się wyłączyć ze skutkiem dla osób trzecich. W stosunkach umownych prawo cywilne chroni bowiem bardziej uzasadniony interes odbiorców oświadczeń woli niż osób, które takie oświadczenia składają – nawet gdy oświadczenie woli składa się w istocie z nieformalnych czynności pracowników jednostek organizacyjnych.


Odpowiedzią jest zatem wyłącznie zwiększenie świadomości przedsiębiorców oraz precyzyjne określenie zasad postępowania zatrudnionych przez nich osób. Jeżeli zatem w Twojej firmie pracownicy kontaktują się bezpośrednio z klientami lub są odpowiedzialni np. za realizację zamówień, pamiętaj żeby zadbać o precyzyjne określenie zasad postępowania, tak aby uniknąć związania się umową, której świadomie nie chciałbyś zawrzeć.